FINANCIËLE GEGEVENS
Referentie GrootboekSchema (RGS)
https://www.referentiegrootboekschema.nl
RGS zorgt voor een uniforme manier om financiële gegevens vast te leggen en te delen. Dit verbetert de datakwaliteit. Deze standaardisatie maakt rapportages consistenter en betrouwbaarder, wat essentieel is voor zowel interne besluitvorming als externe verantwoording.Met RGS kunnen corporaties en gemeenten hun financiële gegevens rechtstreeks uit de administratiesystemen halen en gebruiken voor rapportages aan partners als de Autoriteit Woningcorporaties, de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel (KvK). Dit bespaart tijd en vermindert fouten, want handmatige invoer wordt grotendeels overbodig. Ook draagt het bij aan snellere en eenvoudigere processen, omdat het administratieve lasten vermindert. Hierdoor ontstaat er meer ruimte voor strategische taken. Je kunt financiële gegevens veel beter vergelijken. RGS maakt het eenvoudiger om benchmarks op te stellen en prestaties te vergelijken met andere corporaties. Dit helpt bij het afleggen van verantwoording én biedt ook waardevolle inzichten om de bedrijfsvoering verder te optimaliseren.
De opgenomen financiële indicatoren moeten nog worden afgebeeld op corresponderende RGS codes. Daarnaast moeten sommige indicatoren
(bijvoorbeeld overige inkomsten en onderhoudskosten) nog worden
uitgesplitst. Tenslotte moeten er nog definities opgesteld voor de indicatoren
en is de afstemming met GGM (Gemeentelijk Gegevens Model) nog niet
definitief. In een volgende uitgave van dit handboek zal dit thema verder
uitgewerkt worden.
Het thema Financiën vormt de brug tussen de fysieke vastgoedportefeuille en
de financiële administratie van het schoolbestuur of de gemeente. Waar de
voorgaande thema’s zich primair richten op de technische en functionele staat
van gebouwen, vertaalt dit thema deze gegevens naar euro’s.
EEN PROCESAFHANKELIJK THEMA
Kenmerkend voor dit thema is dat de benodigde data niet kan worden
verkregen door enkel een ‘waarneming’ (zoals een inspectie). Financiële data is
het resultaat van financiële processen (transacties in de bronadministratie) bij
uw eigen schoolbestuur en/of gemeente.
Deze bijlage beschrijft hoe een financiële administratie over onderwijshuisvesting in te richten op basis van standaarden om sturing op vastgoed mogelijk te maken. Kort gezegd komt het
erop neer dat daartoe op drie niveaus een standaard inrichting gehanteerd
dient te worden in de financiële administratie:
(Kostensoorten: RGS) Het Referentie grootboek schema (RGS – een
landelijke standaard) wordt gebruikt voor een uniforme indeling van
de financiële administratie. Door het eigen grootboek te koppelen aan
RGS-codes, kunnen gegevens op een gestandaardiseerde wijze worden
uitgelezen, vergeleken en gerapporteerd. RGS bevat codes voor zowel
de balans (activa en passiva) als de resultatenrekening (opbrengsten
en kosten). Hiermee fungeert RGS als de ‘universele taal’ voor zowel de
begroting als de realisatie. RGS bevat standaard kostensoorten zoals
onderhoudskosten en huurinkomsten.
(Kostenplaatsen: Vastgoedobjecten) Binnen de administratie fungeren
de individuele vastgoedobjecten (zoals schoolgebouwen en gymzalen) als
kostenplaatsen. Deze objecten worden uniek geïdentificeerd aan de hand
van hun BAG-identifiers, waardoor een directe en eenduidige koppeling
tussen de financiële cijfers en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen
geborgd is.
(Verbijzonderingen) Om financiële mutaties duidbaar te maken, kan gebruik worden gemaakt van Verbijzonderingen. Door middel van een verbijzondering kan extra informatie met een mutatie worden geassocieerd. De typen verbijzonderingen die van belang zijn voor onderwijshuisvesting cf. POHV zijn:
- NL-SfB: Een standaard om bouwelementen (zoals daken, gevels of installaties) te coderen.Dit maakt het mogelijk om kosten direct te herleiden naar specifieke onderdelen van het gebouw. De 4 cijferige Nl-Sfb codering, bijvoorbeeld 57.21 = luchtbehandeling; mechanisch lokaal, ventilatie-installatie, kan worden gebruikt om realisatie vast te leggen. Deze codering kan t.b.v. rapportage doeleinden worden verdicht naar een hoger Nl-Sfb niveau of de 6S indeling, zie onder.
- 6S-methodiek: De bouwdelen worden ingedeeld naar hun ‘levensduurlagen’ (Site, Structure, Skin, Services, Space plan, Stuff). Op deze niveau’s worden per Schoolgebouw verschillende financiële kengetallen gerapporteerd. Deze aanpak helpt bij het bepalen van de juiste afschrijvingstermijnen en het onderscheiden van korte- en langetermijninvesteringen. Kostendragers kunnen gebruikt worden om gebruikers binnen een gezamenlijke huisvesting mee aan te duiden, bijvoorbeeld `schoonmaakkosten bibliotheek’, waarbij schoonmaakkosten de kostensoort is en bibliotheek de kostendrager.
De inrichting van de Administratieve Organisatie (AO) dient er vervolgens voor te zorgen dat deze structuur ook daadwerkelijk gevuld wordt. Naast Bijlage G levert ook POHV product 20 (HandreikingAO/IC) uitgebreidere handvatten voor deze inrichting. De verschillende coderingen die gebruikt worden (RGS, Nl-Sfb, 6S) kunt u op een hoog detailniveau gebruiken. U kunt ook kiezen voor een globalere gegevensvastlegging op een lager detailniveau. Dit hangt af van haalbaarheid en gebruiksdoel van de gegevens. De gegevensstructuur die in dit hoofdstuk wordt gebruikt maakt deel uit van het Gemeentelijk Gegevens Model (GGM): Een integraal en applicatie-onafhankelijk datamodel dat alle beleidsterreinen en gegevensdefinities binnen een gemeente uniform met elkaar verbindt om informatie gestuurd werken en gestandaardiseerde gegevensuitwisseling mogelijk te maken.
Vastgoedcoördinator 