In een programma van eisen (PvE) staan de functionele, technische, ruimtelijke, financiële en wettelijke eisen en wensen die de opdrachtgever heeft voor een project of product, zoals een gebouw of installatie. Dit document dient als leidraad en basis voor ontwerpers en aannemers en bevat gedetailleerde specificaties, criteria en randvoorwaarden voor de kwaliteit, omvang en planning.
Functionele eisen
- Doelstellingen: Wat moet het resultaat doen of kunnen?
- Gebruikersbehoeften: Welke activiteiten moeten erin kunnen plaatsvinden?
- Capaciteit: Hoeveel gebruikers of werkplekken zijn er nodig?
Technische eisen
- Klimaatbeheersing: Eisen aan verwarming, ventilatie en airconditioning.
- Installaties: Specificaties voor technische systemen zoals brandmeldinstallaties.
- Duurzaamheid: Eisen aan energieprestaties en afvalstromen.
Vb: Bouwtechnische PvE
Ruimtelijke en esthetische eisen (vlekkenplan)
- Ruimtelijke indeling: De relatie tussen verschillende ruimtes.
- Vormgeving: Esthetische eisen aan de uitstraling, interieur en exterieur.
- Gebruik: Hoe de ruimte wordt gebruikt en beleefd.
Een vlekkenplan is een schematische plattegrond die een grove, eerste indeling toont van een ruimte, zoals een kantoor, een winkel of een tuin. Het geeft niet de exacte maten weer, maar laat in één oogopslag zien waar verschillende afdelingen, teams, functies of gebieden komen te liggen ten opzichte van elkaar. Het doel is om een basis te leggen voor een optimale indeling die gericht is op efficiëntie en samenwerking.
Belangrijkste kenmerken
- Schematisch: Het is een vereenvoudigde tekening, geen gedetailleerd plan.
- Functiegericht: De nadruk ligt op het bepalen van de functie en locatie van verschillende zones.
- Relaties: Het toont de onderlinge relaties tussen de verschillende onderdelen.
- Strategisch: Het is een belangrijk hulpmiddel bij het maken van een strategische indeling en het optimaliseren van de beschikbare ruimte.
- Eerste stap: Het is vaak de eerste stap in het ontwerpproces, voordat er details zoals kleuren en materialen worden uitgewerkt.
Financiële en contractuele eisen
- Budget: Het beschikbare budget voor het project.
- Kosten: De verwachte kosten voor het project, inclusief installaties en exploitatie.
- Planning: De gewenste opleverdatum en belangrijke deadlines.
Wettelijke eisen
- Wetten en regels: Eisen vanuit de overheid, zoals het Bouwbesluit en milieuvoorschriften.
- Bestemmingsplan: Regels die gelden voor de bouwlocatie.
- Erkenningen: Eisen voor certificering en onderhoud.
Hoe stel je een PvE op?
Stappenplan voor het opstellen van een PvE
- Stap 1. Stel een ontwikkelteam samen. …
- Stap 2. Bepaal het doel. …
- Stap 3. Stel specificaties vast. …
- Stap 4. Bepaal kwaliteitsnormen. …
- Stap 5. Stel budget en tijdsbeperkingen vast. …
- Stap 6. Organiseer communicatie en rapportage. …
- Stap 7. Zorg voor goedkeuring en ondertekening.
Een programma van Eisen opstellen
Volg de volgende stappen:
Stap 1: Wat is het resultaat?
Stap 2: Wat moet het kunnen of doen?
- hoe veel?
- hoe vaak?
- hoe lang?
- hoe goed? (hoeveel fouten)
- op welke plekken?
Stap 3: wat moet het resultaat juist niet kunnen/doen?
Stap 4: Welke eisen stellen wetten en regelgeving?
Stap 5: Wat willen de toekomstige gebruikers (niet)?
Stap 6: Hoe beperken materiaal en productieproces het resultaat? Wat kan het resultaat daardoor wel en niet zijn?
Stap 7: Welke wensen/eisen zijn het meest belangrijk en welke het minst belangrijk?
Stap 8: Zijn alle eisen die je hebt verzameld strijdig met elkaar?
- Welke wensen en eisen zou je daarom het eerste laten afvallen?
Stap 9: Is het totaal aan wensen en eisen betaalbaar (met het projectbudget)?
- Welke wensen/eisen zou je daarom het eerste laten afvallen?
Vaststellen Programma van Eisen
Vervolgens laat je het programma van Eisen vaststellen door de opdrachtgever. Bij sommige projecten vraag je daarvoor nog advies. Bijvoorbeeld aan een klankbordgroep, een gebruikerspanel of een adviesraad. Over de besluitvorming lees je meer in de kennisbank onder de kop ‘Besluitvorming’.
Valkuilen bij het opstellen van een Programma van Eisen
Een bekende valkuil is dat opdrachtgever of gebruikers zo vroeg in het project nog niet goed weten wat ze verwachten van het resultaat. Wanneer je daarmee te maken hebt kan je gebruik maken van de tips om het doel of resultaat van het project scherp te krijgen. In dit soort situaties is het daarom belangrijk om in de Ontwerpfase een testversie te maken. De kans bestaat dat de opdrachtgever of de gebruikers extra vragen willen toevoegen. Hoe je moet omgaan met dit soort tussentijdse wijzigingen heb ik uitgebreid beschreven in mijn gratis e-book dat je kan gratis downloaden.
Uitgangspunten voor nieuwbouw, renovatie of verbouw
Wanneer u aan de vooravond staat van nieuwbouw, renovatie of verbouw, dan is het belangrijk om te onderzoeken wat u in de toekomst nodig heeft. In een Programma van Eisen worden de uitgangspunten vastgelegd die belangrijk zijn voor een nieuw schoolgebouw dat aansluit op uw onderwijsvisie. Dit gaat over ruimtelijke en functionele aspecten, sfeer, beleving en over technische en duurzame prestaties.
Contractdocument
Het Programma van Eisen (PvE) dient als basis voor verdere besluitvorming. Het is een contractdocument voor de architect en adviseurs en biedt daarmee een belangrijke richtingbepalende stap in de koers naar toekomstgerichte huisvesting.
We kunnen zowel een ruimtelijk-functioneel, technisch als facilitair Programma van Eisen opstellen. Daarbij denken we van binnenuit, vanuit uw organisatie en betrekken uw gebruikers vanaf het begin bij dit proces.
Ruimtelijk-functioneel Programma van Eisen
Het Ruimtelijk-Functioneel Programma van Eisen (RF-PvE) beschrijft de visie en ambities van de organisatie en geeft inzicht in de ruimtelijke en functionele eisen waar het gebouw aan dient te voldoen. Met het PvE maken we zichtbaar hoe de nieuwe omgeving de kwaliteit van het primaire proces kan versterken en op welke manier duurzame aspecten een rol krijgen in de huisvesting.
Onze PvE’s staan aan de basis van gebouwen die duurzaam, circulair en gezond zijn, maar ook financierbaar, exploitabel en met zo min mogelijk risico’s.
Technisch Programma van Eisen
Het Technisch Programma van Eisen (T-PvE) omvat alle technische uitgangspunten voor de realisatie van de (ver)nieuwbouw. Samen met het Ruimtelijk-functioneel-PvE dient dit document als input voor de ontwerpende partijen, voornamelijk architect, constructeur, adviseur bouwfysica en adviseur installaties.
Het Technisch-PvE vertaalt de visie en ambities uit het Ruimtelijk-functioneel-PvE naar (functioneel) technische uitgangspunten en prestatie-eisen voor het terrein, de bouwfysische aspecten, de bouwkundige werken, de elektrotechnische- en werktuigbouwkundige installaties en de transportinstallaties.
Voor het opstellen van het PvE werken we nauw samen met partijen die specifieke kennis leveren, denk aan zorgtechnologie en domotica voor gebouwen en omgevingen in de zorg, zodat ook deze thema’s vanaf de start worden meegenomen in de planvorming.
Duurzaamheidsambitie in Programma van Eisen
Belangrijke en onderscheidende elementen in het PvE zijn het vastleggen van uw duurzaamheidsambitie, het ambitieniveau voor Circulair Bouwen en uw keuzes voor Natuurinclusief Bouwen. Deze ambities worden vertaald naar technische uitgangspunten en prestatie-eisen die meetbaar, bestuurbaar en uitvoerbaar zijn.
Uw duurzaamheidsvisie bepalen?
Bouwprojecten zijn complex en vereisen samenwerkingen met veel partijen. Met een programma van eisen (pve) maak je de vereisten voor de bouw en het eindresultaat voor iedereen duidelijk. Je ontdekt hier hoe je een programma van eisen opstelt.
Wat is een programma van eisen en waarom is het belangrijk?
Een duidelijk programma van eisen is onmisbaar voor bouwprojecten. Zo zijn deze projecten vaak complex, heb je te maken met grote budgetten en speelt er altijd een risico op tegenvallers. In een programma van eisen leg je alle wensen, eisen en vragen rondom een bouwproject vast in één gedeeld document. Hiermee kader je de opdracht en eisen voor de verschillende stakeholders.
Met een programma van eisen kun je:
- wensen en eisen inzichtelijk maken en overeenstemming bereiken;
- de aansprakelijkheid voor het resultaat juridisch dichttimmeren;
- onnodige vertragingen in het project voorkomen;
- budgetoverschrijdingen verminderen.
Programma van eisen voor kleinere bouwprojecten
Een programma van eisen wordt vaak opgesteld bij grote bouwprojecten. Toch is het net zo waardevol om dit ook bij kleinere bouwprojecten (zoals een verbouwing) te doen. Zo profiteer je ook met een vereenvoudigde versie van de bovenstaande voordelen.
Tip: Vele communicatielijnen bij een project leiden soms tot vergissingen of vertraging in communicatie. Ga je met een pve aan de slag? Of heb je regulier contract met stakeholders? Dan kun je met bouwsoftware eenvoudig via één platform communiceren en samenwerken.
De onderdelen van een programma van eisen voor de bouw
De inhoud van een programma van eisen verschilt per project en per omvang. Over het algemeen bevat een programma van eisen (tenminste) de onderstaande 7 onderdelen:
- gedetailleerde beschrijving van het project;
- functionele eisen (functie van het gebouw, gewenste capaciteitsbehoefte, indelingsvereisten);
- technische specificaties voor materialen en constructie (gewenste energieprestaties, klimaatbeheersing, werk- en leefkwaliteit);
- budgettaire beperkingen en financiële vereisten;
- tijdlijn voor de uitvoering van het project;
- kwaliteitscontrole en opleveringsvereisten;
- esthetische eisen (intern en extern ontwerp, gewenste uitstraling, comfort).
Zelf een pve opstellen, of toch uitbesteden?
Je kunt zelf een programma van eisen opstellen. Het is wel belangrijk om dan de juiste expertise in huis te hebben. Je wilt achteraf immers geen juridisch conflict. Twijfel je hierover? Of is het project erg complex? Dan loont het om een gespecialiseerd bureau in te schakelen.
Zo stel je zelf een programma van eisen op
Wil je zelf een programma van eisen opstellen voor je bouwproject? Met het volgende voorbeeldstappenplan leg je in 6 stappen een goede basis:
- Verzamel beschikbare documentatie
Verzamel alle relevante documentatie met betrekking tot het project in één omgeving. Denk hierbij bijvoorbeeld aan planningen, budgetten, bestemmingsplannen, vergunningen en contracten. - Identificeer alle belanghebbenden
Maak een complete lijst met alle belanghebbenden die invloed hebben op de uitvoering van het project. Denk aan de opdrachtgever, architect, ingenieurs en onderaannemers. Controleer bij hen of de verzamelde documentatie compleet is. - Werk alle eisen uit
Gebruik de 7 bovenstaande voorbeeldeisen om aan de hand van de verzamelde documentatie je eigen programma van eisen uit te werken. Formuleer de eisen zeer specifiek en controleer altijd of er op basis van de documentatie eisen ontbreken. - Prioriteer (eventueel) de eisen
Is er een verschil in de belangrijkheid van de eisen? Dan kun je ervoor kiezen om de eisen te prioriteren. - Validatie
Deel het programma van eisen met alle belanghebbenden en verzamel feedback. Documenteer eventuele wijzigingen. - Goedkeuring
Wanneer je programma van eisen is afgerond stuur je deze ter goedkeuring naar alle belanghebbenden. Zij moeten op hun beurt goedkeuring geven om het programma van eisen geldig te maken.
Werk efficiënt samen met medewerkers, onderaannemers en opdrachtgevers
Exact voor Bouw is het digitale fundament van je bouwbedrijf. Of je nu een startend bouwbedrijf bent of toe bent aan een volgende stap – wij bieden de juiste oplossing voor klein en groot. Ons geheim? Het digitaliseren van werkzaamheden zowel op kantoor als op de bouwplaats. Zo voorkom je fouten, verbeter je de kwaliteit en maximaliseer je marges.
Vastgoedcoördinator 