Exploitatiefase

De exploitatiefase
Lange tijd werd het realiseren als gescheiden van beheer gezien. Met name in Nederland was er sprake van een waterscheiding tussen de ontwikkelings- en exploitatiefase. In de Angelsaksische landen is dit niet zo. De scheiding is ook niet wenselijk: ‘’The proof of the pudding is in the eating.’’

1. Vaak grote discrepantie tussen ontworpen prestaties en door de gebruiker ervaren prestaties
2. Onderhoudskosten kunnen hoger zijn dan verondersteld
3. Ook vallen rendementen en prijsontwikkelingen tegen
   Trend: integratie hele proces

Het vastgoed is formeel overgedragen aan de nieuwe eigenaar, staat ingeschreven in het kadaster en is in gebruik genomen. Voor zowel eigenaar, gebruiker, ontwikkelaar als andere actoren onder wie de architect en consultant, is de exploitatiefase van doorslaggevend belang. Immers het feitelijke functioneren bepaalt het bestaansrecht van het project.

De gebruiktijd- van oplevering tot sloop- noemen we de levensduur. Deze wordt door verschillende factoren bepaald:

1. Technische levensduur= periode dat een gebouw(deel) voldoende betrouwbaar de gewenste functies kan blijven vervullen, hangt samen met eisen t.a.v. gebouw en zijn onderdelen Diverse onderdelen hebben een verschillende levensduur. Door goed planmatig onderhoud kan de technische levensduur (aanzienlijk) verlengd worden. De onderhoudsinspanningen worden echter niet alleen bepaald door de wens het gebouw in stand te houden. In de loop der tijd ontstaan er nieuwe eisen.
2. Functionele levensduur= periode waarin het gebouw voldoet aan alle gestelde eisen en wensen van de gebruiker, afhankelijk van veranderende eisen en wensen van gebruikers, mede beïnvloed door het aanbod aan nieuwe of gerenoveerde gebouwen.
3. Esthetische levensduur= periode waarin de esthetische waarde van het gebouw voldoet aan de eisen en wensen van de gebruiker, hierbij spelen trends en smaak een rol
4. Economische levensduur= periode waarin de toekomstige opbrengsten hoger zijn dan de toekomstige kosten, hierbij spelen de gewenste rendementen een rol, hangt niet alleen samen met technische en functionele levensduur maar ook met de conjunctuur in de vastgoedmarkt

Belangrijkste actoren:

• Gemeentelijke overheid

1. Coördinator en deels eigenaar van de ondergrondse infrastructuur
2. De gemeente als eigenaar en beheerder van de bovengrondse openbare ruimte

• Eigenaar

1. Complexen met één eigenaar
2. Complexen waarbij het eigendom via appartementsrechten bij een Vereniging van Eigenaren (VvE) berust – Eigenaar gebruiker (bijv. banken, onderwijsinstellingen)

• Eigenaar verhuurder (bijv. belegger)
• Beheerder

Asset managers= richt zich op portefeuillesamenstelling, rendementscriteria en aan- en verkoopbeleid, financieel rendement en risico optimaliseren
Asset management= het eigenaar zijn van en het investeren en beleggen in vastgoed
Property management= richt zich op dagelijkse administratieve, technische, promotionele en commerciële activiteiten
Portfolio management= richt zich op complexbeleid en relatiebeheer naar huidige en toekomstige huurders, beoordeelt de activiteiten van de vastgoedmanager en vertaalt resultaten op property managementniveau naar voor het asset management leesbare informatie op basis waarvan besluiten kunnen worden genomen.

Bij het acquireren van vastgoed speelt de waardebepaling een rol: wat is het maximale bedrag dat ik als belegger voor een vastgoedobject kan betalen?
Verdeling exploitatiekosten per jaar:
5% management vergoeding
7% onderhoudskosten
4% verzekeringen
2% taxatie- en leegstandskosten
2% overige kosten

Doelstellingen gebruiker: een gebruiker zal een marktonderzoek laten voorafgaan aan locatieonderzoek om tot de gewenste vestigingsplaats te komen. Doelstellingen vastgoedmanager: continuïteit en meerwaarde leveren om tegen een redelijke vergoeding voor een lange periode bij een project betrokken te zijn.

Functionaliteit en gebruik Bruikbaarheid voor eindgebruiker uiteindelijk bepalend
Eindgebruiker:
 Koper
 Huurder

Real Estate Norm (REN):

• Gebruik georiënteerde meetschaal
• Eenduidige communicatie vrager/aanbieder
• Evaluatie ontwerp
• Analyse portefeuille
• Meet technische, ruimtelijk-visuele en functionele prestaties op locatie, gebouw en werkplek

Structuur REN:
A. Locatie

1. Relatief (ligging)
2. Absoluut (perceel)
   B. Gebouw
3. Hoofdstructuur
4. Werkplek
   (3. Facilitaire ruimtes)

De belangrijkste sturingsinstrumenten van de vastgoedmanager kunnen worden onderverdeeld in een aantal niveaus:

• Functioneel niveau
  o Beleidsplan= geeft visie op bepaald object op (middel)lange termijn, hoofdzaken zijn:
• Ontwikkelingen en trends in de marketing
• Sterkte/zwakte analyse
• Beleidsvisie
  o Meerjarenonderhoudsplan= overzicht dat eigenaar een beeld geeft van de te verwachten uitgaven op korte en (middel)lange termijn
  o Jaarplan= vertaling van beleidsplan en het meerjarenonderhoudsplan in een concreet actieplan met bijbehorende begroting per jaar
• Operationeel niveau
  o Servicedesk= registraties en afhandeling van storingen vooral van technische aard
  o Ondernemersgesprekken= vastgoedmanager heeft gesprek met huurders van winkelcentrum of kantoorgebouw over functioneren van de huurder en behoefte van huurder kunnen in kaart worden gebracht
  Belangrijke criteria
• Uitstraling van winkel
• Eventueel aankomende expiratie van huurcontract
• Ligging van winkelunit in relatie tot totale branchering van winkelcentrum
• Toekomstige wensen ten aanzien van grootte winkel
• Omzetontwikkeling in relatie tot branchegenoten Verkregen informatie wordt verwerkt in beleidsplan en jaarplan
  o Financiële analyse

Succes- en faalfactoren Oorzaken enkele gebreken:

1. Budget(overschrijdingen)
2. Niet weten welke processen er speen
3. Niet (tijdig) inschakelen van specialisten
4. Ruimtegebrek
5. Tijdsdruk
6. Te veel zaken mondeling regelen/onduidelijke aanspreekpunten
7. Het weer dat onbeïnvloedbaar is
   Oplossingen:

• Vanaf initiatieffase inzetten van eigenaar en beheerder; het formeren van een bouwteam inclusief toekomstige vastgoedmanager met inachtneming van het reeds gestelde over afbakening van verantwoordelijkheden
• Tijdig inschakelen specialisten
• Duidelijke verantwoordelijkheden en afspraken
• Regelmatig marktonderzoek om op trends en ontwikkeling te kunnen inspelen
• Opzetten van databank met veelgemaakte fouten en gebreken uit de praktijk
• Aanwezigheid van de laatste bouw- en constructietekeningen
• Ontwikkelen van bepaalde standaard
  Slot De exploitatiefase eindigt op het moment dat vastgoed wordt gesloopt dan wel ingrijpend wordt gerenoveerd. Exploitatiefase gaat over in initiatieffase. Beslissing van sloop door:

1. vastgoedobject voldoet niet meer aan wensen van de markt
2. Het is profijtelijker om door de sterk gestegen grondprijzen de toegenomen waarde te kapitaliseren
3. De sloop past in een breder programma van herstructurering van een gebied/stadsdeel